決算の早期化に対応するために導入

―旧バージョンの「SeaCAST」時代からこの会計システムを使っているそうですね。

五條　2001年4月から「SeaCAST」を本格稼働しました。導入の検討は2000年以前から始めており、2000年度の後半は従前の会計システムと「SeaCAST」を並行して使い、2001年度から「SeaCAST」に完全に切り替えました。

―なぜ、新会計システムが必要だったのですか。

五條　当時は親会社から決算の早期化を求められていましたが、従前の会計システムでは対応できないことが明白でした。手書きの伝票をOCR（光学文字認識）で読み込んでデータにし、台帳などを出力していた環境です。1カ月分の伝票が揃わないとOCRに取り込むことができず、さらに翌月初めから作業に取り掛かり、科目のチェックから債権・債務の消し込みなどを1つひとつ確認して、前月分の月次決算が仕上がるまで2～3週間かかりました。 併せて、船主様からもデータ提出の迅速化が求められていたため、新会計システムの導入は必須でした。その時にYJK Solutions社の船費管理システムを使っていた関係で、YJK社からエイ・アイ・エス社の紹介を受けて、導入を決めました。

最初の触れ込み通り、初心者でも扱いやすいシステムだった

―稼働してからはいかがでしたか。

五條　2001年当時は、「SeaCAST」が出始めの頃で、カスタマイズもかなり入れましたので、システムの稼働後、安定するまでに2年ほどかかりました。すでに月次決算は翌月の第6営業日までに提出するルールへと変わっていたため、システムが1日止まるのは何としても避けなければいけませんでした。ただ、トラブルはあったのですが、エイ・アイ・エス社は親切で、困ったらすぐに担当者が飛んで来てくれました。その対応は非常に素晴らしかったと思います。いまはエイ・アイ・エス社の事務所からリモートアクセスしてもらえます。非常に助かっています。

―「SeaCASTⅡ」の切り替えは2014年とお聞きしています。「SeaCAST」および「SeaCAST Ⅱ」の導入を通じて何が変わりましたか。

五條　導入以降は、従前の会計システムとは比べ物にならないくらい重宝しています。伝票が入力された瞬間から作業ができ、リアルタイムでお金の動きを把握できます。オンラインで銀行につながっているので、わざわざ窓口に行って振り込む手間もなくなり、出納業務の負担も大幅に軽減されました。4社あるグループ会社もオンラインでつながっているので、グループ会社のデータも自分の机上から確認できます。会社間の債権・債務の消し込み作業もスムーズです。さらに承認機能もカスタマイズによりしっかりしています。1つの伝票をいつ誰が最初につくり、誰が途中で修正し、最後に誰が承認したかがわかります。仮に悪意を持った人が何か不正をしようとしてもすぐにわかってしまう環境です。時々、会計監査や税務調査が入りますが、担当者は「データを実際に触らせてほしい」と言うので、こちらも対応します。監査や調査の時間はかなり短縮されていますね。また気づいたのが、「SeaCASTⅡ」は最初の触れ込み通り、初心者でも扱いやすいシステムに仕上がっていることです。会計士や税務調査官は最初に少し説明するだけで、すぐに使いますから。

入力済データを加工でき、費用などの分析にも使える

―その他に何かありますか。

五條　入力済みのデータをエクセルなどで好きなかたちに加工して出力できるのも良い点です。例えば交際費などは誰がどのお客様とどれくらい使ったかが分析できますし、船ごとの収支もデータとしてすぐに整理できます。営業側からのオーダーにも迅速に応えることが可能です。また、定例会議が月の初旬にありますが、前月の月次決算書は翌月の6営業日にはまとまるので、タイムリーな提出が可能です。残業も相当に減りました。2000年代の初めまでは中間決算と年次決算の発表が求められましたが、その時代は決算期になると毎日電車がなくなるまで残業が必要でした。今はほとんどありません。業務の効率化に役立っています。

「SeaCASTⅡ」になって、さらに変身した

―とくに「SeaCASTⅡ」になってから改善した点はありますか。

五條　データが10年以上たまってくると旧「SeaCAST」は非常に重くなり、1つの台帳を立ち上げるのに数分かかるなど不便を感じていました。「SeaCASTⅡ」はウェブ上で操作できるので、こうした待ち時間がなく操作がスムーズです。加えて、月次だけでなく、「4月20日から7月3日まで」など細かな設定もできるほか、画面も複数同時に見ることができるので利便性は格段に上がりました。旧「SeaCAST」では仕様上、ある月の画面を閉じてからでないと別の月の画面を立ち上げることができなかったので、そこが大幅に改善しました。十分に満足しています。

―御社、あるいは総務部にとって「SeaCAST Ⅱ」はどういった存在なのでしょうか。

五條　そうですね。敢えて言えば、総務部経理担当では一番働き者のわれわれの“アシスタント”、というところでしょうか。“彼”がいなければ決算業務はできないと言っても過言ではありません。そして「SeaCASTⅡ」になってから“彼”はさらに変身しました。このシステムに個人的な想い入れはありませんが、他のシステムに変えたいとい う提案がなされたら、私は必ず反対するでしょう（笑）。“彼”はそういう存在です。