業界向け会計システムで業界特有の取引にも柔軟に対応

―導入の経緯と決め手をお聞かせください。

小田　それまでオリックス・マリタイムで使っていた会計システムの保守期限切れが近く、新しいシステムの導入を検討する必要がありました。同時に、従前のシステムは外貨に対応していないなどの不便も感じていました。検討時は保有船が増えるタイミングでもあったため、会計業務の作業量が増えることは明白で、作業をより効率化できるシステムが必要でした。

「TRANS-Account」を選んだ理由の一つは、海運業界向けのシステムである点です。会計部分のみならず、傭船契約や借入金返済業務などをサポートする機能がオプションとして用意されており、他社のシステムにはない仕様が導入の決め手となりました。また、海運の会計処理は一般的なものと比べて特殊な面がありますが、エイ・アイ・エスさんはそういった事情にも精通しており、相談するとすぐに悩みを理解してくれるため、スムーズに話を進めることができました。さらに、他社の導入実績から安心感もあり、これらの理由から総合的に判断して2019年7月に導入を決めました。

―導入時に苦労したことはありますか。

小田　当社特有の取引に対応するようシステムをカスタマイズしていただきましたが、特に借り入れに関する仕組みが複雑で、何度も仕様を確認する打ち合わせを繰り返し、システムで業務を完結できるようになるまで約1年掛かりました。
我々にとって、システム導入作業は通常業務プラスアルファの負担にはなりましたが、エイ・アイ・エスさんにアドバイスをいただき、時には作業にも協力をいただいたおかげで円滑に進められたと思っています。

中田　以前のシステムでは、伝票は全て経理側が作成していました。しかし、「TRANS-Account」では経理業務に不慣れな営業部隊側も伝票を作成する必要があります。最初は心配していましたが、難しい作業を要求されたわけではなかったので想像以上にスムーズに対応できました。

自動計算・自動計上で業務効率化不明残高をなくし内部統制の向上も

―導入後、業務はどう変わりましたか。

小田　決算業務が非常に楽になりました。時間と労力が削減されただけでなく、分析や管理もしやすくなり、様々なメリットを感じています。
例えば、為替や利息などの計算はそれまで電卓やエクセルを使って人の手で行っていましたが、自動計算する「TRANS-Account」の導入後は手作業ゆえの間違いがなくなりました。エイ・アイ・エスさんからご提案をいただき、それまで毎日のTTM（仲値）を用いて行っていた為替換算レートを、社内レートを設定するルールにしたことにより、月に一度システムにレートを登録すれば、外貨発生額を入力するだけで自動的に円価額が計算されます。
期末日の外貨換算（評価替え）なども、ボタン1つで自動計算されて仕訳データに反映されますし、親会社とSPC間で立替（預り）処理を行う場合には、一度の入力作業で親会社とSPCの仕訳を同時に起票することができます。

中田　傭船料の前受金も自動計算になりました。以前はエクセルで管理していましたが、今は最初に情報を入力しておけば、期末日にボタンを押すだけで期間対応させた収益をシステムが計算してくれます。また、ドック費用や保険料を月次で自動計上できる機能も高く評価しています。例えば、保険料1万ドルを12回計上として登録すると、自動的に12分の1の金額が毎月計上されます。 BS残高の消込管理もシステム上で非常に簡単に行えるようになりました。
間違い自体が減ることはもちろん、間違いがないかを探す時間、そして間違った原因を探す時間が大幅に削減されることで、業務時間を大きく削減することができました。

小田　さらに、複数の子会社の会計データに同時アクセスすることができる点も非常に役に立っています。以前は会社領域を変えるごとにシステム画面を一度閉じて、再度開く必要があり、1社ずつしかシステム画面を開くことができませんでしたが、現在は複数社同時に画面を開くことができるので入力業務やデータの参照などがとても便利になり、作業効率が大きく向上しました。
他にも、経理としては内部統制の意味でも内容不明のBS残高を残さないという課題がありますが、「TRANS-Account」を導入してからはそういった不明分が出ないところも安心できます。

中田　システムのアクセス権を細かく設定できる仕様も、ガバナンスの向上につながっていると思います。業務に関係のない機能のボタンを間違えて押してしまうリスクがあるので、人によって作業できる内容をある程度制限できるのはメリットだと思います。

コロナ禍に経理部でも在宅勤務を実現できた

小田　最後に、以前のシステムとの最も大きな違いとして「TRANS-Account」では、請求書などの証憑類をシステムの中にデータ保存することができるため、決算業務においても画面上で証憑類の確認が可能なことから、経理業務全般をペーパーレスで全て完結することができるようになりました。この機能のおかげで、コロナ禍でも在宅勤務にて決算業務に対応することができました。とても良いタイミングで導入したことで、多くのメリットを実感しています。